Le régime de la microentreprise permet de bénéficier d’une comptabilité allégée. Néanmoins, certains documents comptables sont obligatoires, même en autoentreprise. C’est le cas des factures et du livre de recettes. Le livre de recettes auto entrepreneur répertorie les recettes encaissées au cours d’un même exercice comptable. Certaines informations doivent obligatoirement y figurer. Définition, obligation, supports et entrées à inscrire, voici toutes les informations dont vous avez besoin pour tenir votre comptabilité et bien gérer votre autoentreprise.
Le livre de recettes autoentrepreneur : définition et obligation
Qu’est-ce qu’un livre de recettes auto entrepreneur ?
Le livre de recettes auto entrepreneur est un document comptable qui doit répertorier de manière chronologique les recettes perçues dans l’année (année comptable). C’est un document utile pour l’autoentrepreneur, car le livre des recettes contient toutes les informations essentielles à la gestion comptable de son activité. Mais c’est aussi une preuve comptable lors d’un contrôle fiscal. L’administration a le droit de vous demander de présenter votre livre de recettes pour vérifier si l’exercice de votre activité respecte les lois. Ainsi, certaines mentions sont indispensables, comme le montant encaissé, la date, le mode de règlement, etc.
Quels sont les avantages à tenir un livre de recettes autoentrepreneur ?
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avoir une meilleure visibilité sur sa comptabilité
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surveiller le chiffre d’affaires, calculer la rentabilité de l’activité et veiller à ne pas dépasser les plafonds autoentrepreneur
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faire ses déclarations de chiffre d’affaires plus facilement.
Un livre de recettes doit être conservé pendant 10 ans minimum, comme les factures de votre autoentreprise.
Est-ce obligatoire de tenir un livre de recettes en autoentreprise ?
Même si les obligations comptables de l’autoentrepreneur sont allégées, il est obligatoire de tenir un livre de recettes en autoentreprise, tout comme il est obligatoire de produire des factures. C’est une des principales obligations comptables en microentreprise.
Ainsi, tous les autoentrepreneurs doivent tenir un livre de recettes, quelle que soit leur activité (micro-BIC ou micro-BNC). Selon l’activité exercée, certains autoentrepreneurs doivent également tenir un registre des achats (activités d’achat-vente et fournitures de logement).
Si le livre de recettes n’est pas tenu ou s’il est incomplet, des sanctions peuvent s’appliquer en cas de contrôle fiscal (article L441-1 du Code de commerce).
Comment tenir un livre de recettes en micro-entreprise ?
Bien tenir son livre de recette permet de suivre vos encaissements et de simplifier vos démarches administratives. Voici quelques bonnes pratiques pour le compléter efficacement et éviter les erreurs :
1. Datez chaque recette au jour de l’encaissement.
Contrairement à la date de facturation, la date d’encaissement est celle qui compte pour le livre de recettes. Veillez à l’indiquer clairement pour chaque entrée.
2. Ne raturez jamais et ne laissez aucun blanc.
Le livre de recettes doit être un document officiel et infalsifiable. En cas d’erreur, ne raturez pas : utilisez plutôt un trait pour annuler l’entrée et inscrivez la correction juste après.
3. Complétez votre livre quotidiennement.
Reporter la saisie de vos recettes en fin de mois peut générer des oublis et des erreurs. Prenez l’habitude de les noter chaque jour, cela ne vous prendra que quelques minutes.
Quel support utiliser pour un livre de recettes ?
L’autoentrepreneur doit répondre à cette obligation comptable et se procurer un livre de recettes en y intégrant les mentions obligatoires. La forme du livre de recettes n’est pas définie et il est possible de choisir entre différents supports. Une règle, toutefois, est à respecter : les écritures ne doivent pas pouvoir être modifiées a posteriori, ceci afin d’éviter la fraude fiscale.
Deux supports sont possibles pour tenir un livre de recettes en autoentreprise :
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Le support papier : le cahier de livre de recettes
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Le logiciel de facturation : en ligne, gratuit ou payant
Ainsi, il est possible de tenir un livre de recettes soi-même ou de gagner du temps en choisissant un logiciel de facturation autoentrepreneur.
Le format papier
Pourquoi utiliser un livre de recettes format papier ?
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Simplicité et accessibilité : Le format papier reste accessible à tous, même sans connaissances informatiques. Il offre une solution simple et pratique pour consigner ses recettes.
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Traçabilité et fiabilité : Les inscriptions manuscrites garantissent l’authenticité du document et facilitent les vérifications en cas de contrôle.
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Flexibilité et personnalisation : Le format papier offre une grande liberté de personnalisation. Vous pouvez choisir un cahier ou un registre adapté à vos besoins et le compléter selon vos préférences.
Les avantages et inconvénients du format papier :
Avantages :
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Simplicité et accessibilité
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Traçabilité et fiabilité
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Flexibilité et personnalisation
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Pas de dépendance à un outil informatique
Inconvénients :
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Risque d’erreurs de saisie
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Manque de fonctionnalités avancées (rapports automatiques, suivi des TVA, etc.)
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Conservation et archivage manuels
Logiciel de facturation en ligne
Les avantages et inconvénients du format numérique :
Avantages :
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Gain de temps et d’énergie : La saisie automatisée des données permet d’éviter les erreurs manuelles et de gagner un temps précieux.
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Fonctionnalités avancées : Suivi de la TVA, génération de rapports automatiques, tableaux de bord personnalisables et bien plus encore.
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Accessibilité et sécurité : Accédez à vos données depuis n’importe quel appareil et bénéficiez d’une sauvegarde sécurisée.
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Collaboration simplifiée : Partagez vos données avec votre comptable ou d’autres collaborateurs en toute simplicité.
Inconvénients :
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Coût : Les logiciels de comptabilité peuvent être payants, ce qui représente un investissement initial pour l’auto-entrepreneur.
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Dépendance à un outil informatique : En cas de panne ou de bug, l’accès à vos données peut être compromis.
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Risque de fraude : Les logiciels numériques peuvent être la cible de cyberattaques et de tentatives de fraude.
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Manque de flexibilité : Certains logiciels peuvent ne pas être aussi personnalisables que le format papier.
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Difficulté d’archivage : La conservation des données numériques peut s’avérer plus complexe que l’archivage de documents papier.
Quelles sont les informations obligatoires d’un livre de recettes ?
Afin de répertorier les recettes encaissées, l’autoentrepreneur doit inscrire certaines informations obligatoires dans son livre de recettes :
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la date d’encaissement
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la référence de la facture (numéro de la facture)
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le nom du client
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la nature de la vente (produit ou prestation effectuée)
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le montant de la vente
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le mode de règlement de la facture (espèces, virement, chèque ou carte bancaire).
Un livre de recettes auto entrepreneur contient donc 6 colonnes. Une même ligne doit toujours correspondre à une même facture, sauf pour les entrées d’argent inférieures à 76 €. Dans ce cas, il est possible de regrouper sur une même ligne le montant total encaissé dans la journée.
Dans le cas d’une activité mixte (une activité de prestation de services, par exemple, et une autre de vente de marchandises), il est nécessaire de ventiler le chiffre d’affaires et de séparer les recettes de chaque activité sur des lignes différentes.
Tenir un livre de recettes nécessite de l’organisation et prend du temps. Il doit être renseigné quotidiennement et il ne doit comporter ni blanc ni rature. Afin de faciliter la tenue de votre livre de recettes, d’éviter les erreurs et de gagner du temps, nous vous conseillons de choisir un logiciel de facturation.
Conseils et méthode pour tenir son livre des recettes
Les conseils de Superindep pour entretenir correctement son livre des recettes :
Pour le format papier :
Si vous optez pour le format papier, sachez qu’une grande rigueur est nécessaire. Le suivi quotidien des recettes, le classement des factures et la conservation du document en lieu sûr sont des éléments clés.
La tenue du livre des recettes exige une grande précision. Aucune rature ni blanc n’est toléré. La moindre erreur peut entraîner des complications lors des contrôles fiscaux.
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Pour les solutions numériques**
Utiliser un logiciel de comptabilité ou faire appel à un comptable peut vous faire gagner un temps précieux et réduire considérablement le risque d’erreurs de saisie.
Le livre des recettes ne doit pas nécessairement mentionner chaque encaissement individuellement. Vous pouvez regrouper les ventes au détail ou les services rendus à des particuliers dont la valeur unitaire est inférieure à 76 euros sur une seule ligne. De même, en cas de remise de chèques simultanée à votre banque, vous pouvez inscrire le montant total du bordereau et conserver ce dernier comme justificatif.
En résumé :
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Choisissez le format qui vous convient le mieux : papier ou numérique.
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Soyez rigoureux et précis dans vos saisies.
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Conservez vos documents justificatifs en lieu sûr.
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N’hésitez pas à vous faire accompagner par un professionnel.
En suivant ces conseils, vous tiendrez votre livre des recettes de manière optimale et vous assurerez la tranquillité d’esprit en matière de comptabilité.
Quelles sont les autres obligations comptables pour les auto-entrepreneurs ?
En plus de la tenue d’un livre des recettes, l’auto-entrepreneur est soumis à quelques autres obligations comptables. Celles-ci visent à garantir la bonne gestion de son activité, à respecter la réglementation en vigueur et à faciliter les contrôles fiscaux. Le respect de ces obligations est essentiel pour la pérennité de l’auto-entreprise et permet à l’entrepreneur de se concentrer sur le développement de son activité en toute sérénité.
Le registre des achats
Le registre des achats est un document comptable obligatoire pour les auto-entrepreneurs ayant une activité commerciale. Il permet de récapituler l’ensemble des achats effectués dans le cadre de l’activité, et ce, de manière chronologique et détaillée.
Ce registre doit mentionner les informations suivantes :
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La date de l’achat
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Le nom du fournisseur
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La nature de l’achat
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Le montant HT et TTC de l’achat
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Le mode de règlement
Le registre des achats doit être conservé pendant 10 ans et peut être tenu sur papier ou sur support numérique. Il est important de le tenir à jour régulièrement et de le conserver en lieu sûr.
Le registre des achats présente plusieurs avantages :
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Il permet de suivre les dépenses de l’entreprise et de mieux gérer son budget.
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Il facilite la déclaration de TVA (si applicable).
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Il est un justificatif en cas de contrôle fiscal.
Ouvrir un compte bancaire dédié
L’ouverture d’un compte bancaire dédié à l’activité professionnelle est une obligation pour les auto-entrepreneurs dont le chiffre d’affaires a dépassé 10 000 € HT pendant deux années consécutives. Ce compte bancaire permet de distinguer les opérations professionnelles des opérations personnelles, ce qui facilite la gestion comptable et les contrôles fiscaux.
Les avantages d’un compte bancaire dédié :
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Meilleure gestion de la trésorerie : visualiser en un coup d’œil les recettes et les dépenses de l’entreprise.
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Simplification de la comptabilité : faciliter le suivi des transactions professionnelles.
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Gain de temps : éviter de mélanger les transactions personnelles et professionnelles.
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Professionnalisation de l’image : donner une image plus sérieuse à l’entreprise.
Fournir des factures aux client
La facturation est une obligation légale pour tous les auto-entrepreneurs, quelle que soit leur activité. Elle consiste à établir un document officiel qui mentionne les détails d’une vente ou d’une prestation de service.
La facture doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :
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Les informations relatives à l’auto-entrepreneur : nom, adresse, numéro SIRET, etc.
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Les informations relatives au client : nom, adresse, etc.
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La date de la vente ou de la prestation de service
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La nature de la vente ou de la prestation de service
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Le prix HT et TTC
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Le taux de TVA applicable
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Le numéro de la facture
La facture doit être remise au client au moment de la vente ou de la prestation de service. Elle peut être transmise par voie postale, par email ou par tout autre moyen. Il est important de conserver les factures pendant 10 ans en cas de contrôle fiscal.
La facturation présente plusieurs avantages :
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Elle permet de justifier les recettes de l’entreprise.
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Elle facilite la déclaration de TVA (si applicable).
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Elle donne une image professionnelle à l’entreprise.
Déclarer son chiffre d’affaires
La déclaration du chiffre d’affaires est une obligation légale pour tous les auto-entrepreneurs, quelle que soit leur activité. Elle consiste à déclarer le montant total des ventes ou des prestations de services réalisées au cours d’une période donnée.
La périodicité de la déclaration du chiffre d’affaires dépend du régime fiscal de l’auto-entrepreneur :
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Micro-entrepreneur : déclaration mensuelle ou trimestrielle
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Entrepreneur individuel à l’impôt sur le revenu (IR) : déclaration mensuelle ou trimestrielle
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Entrepreneur individuel à l’impôt sur les sociétés (IS) : déclaration mensuelle
La déclaration du chiffre d’affaires s’effectue en ligne sur le site officiel de l’Urssaf. Il est important de la faire dans les délais impartis, car des pénalités de retard peuvent être appliquées. La déclaration du chiffre d’affaires permet à l’Urssaf de calculer les cotisations sociales dues par l’auto-entrepreneur.
